Thijs Albers
Inkoopadviseur
gemeente Het Hogeland
Gemeente Het Hogeland is een gemeente met 47.878 inwoners (1 augustus 2020, bron: CBS) in het noorden van de Nederlandse provincie Groningen. Door de uitgestrektheid van het gebied zijn er gemeentelijke vestigingen in Bedum, Leens, Winsum en Uithuizen. In laatstgenoemde plaats zetelen het gemeentebestuur en de gemeenteraad.
Thijs Albers is inkoopadviseur bij gemeente Het Hogeland. Hij geeft inkoopadvies, begeleidt processen, voert o.a. spend analyses uit en werkt aan het realiseren van een aanbestedingskalender. De inkoopafdeling van gemeente Het Hogeland bestaat uit drie personen. Wanneer de gemeente een opdracht in de markt wil plaatsen die boven het Europese drempelbedrag uitkomt, voeren ze de aanbesteding uiteraard volgens de Europese richtlijnen uit.
Gemeente Het Hogeland koopt in lijn met bestaande wet- en regelgeving en de doelenstellingen en kaders van het eigen inkoopbeleid in. Daarnaast zoekt de gemeente het efficiëntie en effectiviteit. Inspanningen en uitgaven moeten natuurlijk bijdragen aan het gewenste doel. De kosten staan in verhouding tot de opbrengsten. Ook het beheersen en waar mogelijk verlagen van de uitgave gemeentelijke middelen staan centraal. Gemeente Het Hogeland houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
In het verleden werkte iedereen die met inkoop binnen de gemeente te maken had, met Excel-bestanden. Deze werden allemaal naar Thijs Albers werden gestuurd. De bestanden werden daarna verwerkt in een groot gezamenlijk Excel-bestand. Dit werkte chaotisch en was foutgevoelig. Gemeente Het Hogeland kwam in aanraking met Procureplan in het kader van ‘het 1000 banenplan’ in de provincie Groningen. Onderdeel van dit ‘1000 banenplan’ was het realiseren van een regionale aanbestedingskalender en deze digitaal met de markt te communiceren.
Boudewijn van Immerseel van Procureplan vertelt dat ze via Jan van der Ploeg – projectleider van het ‘1000-banenplan’ voor de provincie Groningen – met gemeente Het Hogeland in contact zijn gekomen. Er was behoefte aan een regionale aanbestedingskalender om alle inkooptrajecten in de regio in kaart te kunnen gaan brengen. Vanuit de gemeente was en is Thijs Albers een aanjager voor dit initiatief. Door in deze organisatie te starten met een pilot, kon men ervaring opdoen en input verkrijgen voor een goed onderbouwde business case voor een regionale aanbestedingskalender. De samenwerking met inkoop en andere betrokkenen, waaronder ICT, verliep plezierig en doortastend. Inmiddels wordt Procureplan alweer een tijd gebruikt en zijn inkoop en diverse andere belanghebbenden zeer tevreden.
Procureplan zorgt voor inzicht in toekomstige, lopende en afgeronde inkooptrajecten. De cloudapplicatie geeft snel en nauwkeurig overzicht over de kerngegevens en mijlpalen van de inkooptrajecten die lopen binnen jouw organisatie. Samenwerken met alle belanghebbenden wordt makkelijker gemaakt door Procureplan. Met de applicatie kan iedereen tegelijkertijd naar dezelfde, up-to-date gegevens kijken. Ook kan (management-)informatie over trajecten makkelijk binnen en eventueel buiten de organisatie gedeeld worden door de diverse rapportage- en exportmogelijkheden. Daarnaast kan met Procureplan ook inkoopcapaciteit gepland worden. Door middel van de unieke capaciteitsplanning heeft een inkoopafdeling direct inzicht in de benodigde én beschikbare inkoopcapaciteit.
De ervaringen van gemeente Het Hogeland met Procureplan zijn zeer positief: “het is geen inkoopfeestje, maar een feestje voor de hele organisatie!” Door collega´s kort op weg te helpen met de applicatie, ziet iedereen snel de meerwaarde ervan in. Ze ervaren het als sneller, gemakkelijker en door de reminders starten ze nooit meer te laat met een aanbestedingsproces.
