Het probleem dat elke inkoper heeft, maar waar niemand zich bewust van is

Het lijkt zo logisch: gebruik Excel voor je aanbestedingskalender, inkoopplanning en capaciteitsplanning. Veel organisaties doen het, simpelweg omdat ze gewend zijn aan deze spreadsheet-software. Maar zonder dat ze het doorhebben, gebruiken ze een tool die niet is ontworpen voor de uitdagingen van moderne inkoopprocessen. Dit zorgt voor inefficiëntie, fouten, een gebrek aan overzicht en daarmee een suboptimale planning.

Hier komt Procureplan in beeld, een oplossing die je overzicht en planning van “met de hakken over de sloot” naar een dikke voldoende kan tillen. Laten we eens kijken waarom Excel niet geschikt is en hoe een gespecialiseerde tool zoals Procureplan hierin het verschil maakt. Excel lijkt in eerste instantie een veelzijdige oplossing. Je kunt rijen en kolommen naar hartenlust indelen, formules toevoegen en eenvoudig data delen met collega’s. Maar wanneer je Excel gaat inzetten voor het overzichtelijk maken en inplannen van complexe inkooptrajecten, komen de beperkingen al snel naar voren:

  • Foutgevoelig

Hoe vaak gebeurd het dat een belangrijke cel per ongeluk is overschreven of een formule is verbroken? Deze fouten zijn niet alleen frustrerend, maar kunnen ook leiden tot ernstige gevolgen voor je inkoopprocessen en planning.

  • Slechte samenwerking

Met meerdere mensen in één Excel-bestand werken kan een uitdaging zijn. Excel is ontworpen als een spreadsheet-programma, niet als een collaboratief inkoopplatform. Wanneer meerdere teamleden tegelijkertijd aan een Excel-bestand werken, ontstaan er al snel problemen met versiebeheer en data-integriteit.

  • Gebrek aan overzicht

Het bijhouden van verschillende tabbladen en formules kan snel onoverzichtelijk worden. Voor capaciteitsplanning en inkoopplanning heb je heldere rapportages nodig, niet rijen vol met cijfers die slechts door een paar mensen begrepen worden.

  • Automatisering

Hoewel Excel krachtige functies heeft, zoals formules en macro’s, vereist het opzetten hiervan vaak diepgaande kennis en tijd. Automatisering van complexe processen blijft hierdoor beperkt en inefficiënt.

  • Security

Inkoopinformatie in een Excel-bestand bewaren, vooral wanneer het via e-mail wordt gedeeld, brengt aanzienlijke veiligheidsrisico’s met zich mee. Excel biedt niet de robuuste beveiligingsmaatregelen die gespecialiseerde software zoals Procureplan wel biedt.

Van chaos naar controle met Procureplan

Procureplan biedt dé oplossing voor deze verborgen pijnpunten. Het is speciaal ontworpen om processen zoals aanbestedingskalenders, inkoopplanning en capaciteitsbeheer te stroomlijnen, zodat je altijd grip houdt op je inkoopactiviteiten. Wat biedt het concreet?

  • Overzicht

Met Procureplan krijg je in één oogopslag overzicht in al je lopende en geplande inkooptrajecten. Het platform centraliseert alle informatie, van deadlines tot huidige status, waardoor je niet langer afhankelijk bent van versnipperde Excel-bestanden. Dit verhoogt de efficiëntie en zorgt ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de voortgang.

  • Plannen

Procureplan maakt het eenvoudig om inkooptrajecten te plannen en te monitoren. Door gebruik te maken van dynamische planningsfuncties en ingebouwde tools voor projectbeheer, kun je proactief in plaats van reactief werken. Het systeem houdt rekening met de tijdslijnen. Daarnaast brengt het je op de hoogte van belangrijke deadlines, waardoor je altijd op tijd bent met je inkoopacties en gelijktijdig de rechtmatigheid verhoogt.

  • Samenwerken

Het platform biedt een collaboratieve omgeving waar verschillende teams of afdelingen tegelijkertijd aan inkoopprojecten kunnen werken. Geen zorgen meer over versiebeheer of onduidelijke communicatie. Alle betrokkenen hebben toegang tot de laatste informatie en kunnen direct samenwerken in een gedeelde, veilige omgeving.

  • Inzicht

Procureplan biedt geavanceerde rapportages en dashboards die je helpen om diepgaand inzicht te krijgen in je inkoopdata. Van planning op trajectniveau tot inkoopresultaat, je hebt altijd de juiste informatie bij de hand om onderbouwde beslissingen te nemen. Dit zorgt voor strategische voordelen en helpt bij het optimaliseren van je inkoopprocessen.

  • Capaciteitsbeheer

Een van de grootste uitdagingen binnen inkoop is het managen van de beschikbare capaciteit versus de benodigde capaciteit. Met Procureplan kun je de werkdruk en inkoopcapaciteit effectief bewaken. Het systeem geeft je inzicht in de werklast van je team en helpt bij het toewijzen van de juiste middelen op het juiste moment. Zo voorkom je overbelasting en zorg je voor een evenwichtige werkverdeling, voor zowel de korte als de lange termijn.

  • Grip

Procureplan biedt volledige grip op je inkoopprocessen, dankzij de mogelijkheid om workflows, wetgeving en audittrails te integreren. Je hebt niet alleen controle over de uitvoering van inkoopprojecten, maar kunt ook compliance waarborgen en de traceerbaarheid van alle inkoopactiviteiten vergroten. Dit versterkt de governance en minimaliseert risico’s.

Tijd voor een upgrade: van probleem naar oplossing

Als je organisatie vastzit in de Excel-valkuil voor je inkoopprocessen, realiseer je dan dat er een veel betere manier is. Met Procureplan breng je je inkoopprocessen naar een hoger niveau. Niet alleen maak je een einde aan de inefficiëntie, je werkt ook samen aan betere resultaten. Laat Excel doen waar het goed in is: simpele berekeningen. Voor alle andere aspecten is er Procureplan. Ervaar jij ook deze obstakels in je inkoopprocessen? Dan is het tijd om de overstap te maken.

Met Procureplan haal je het maximale uit je inkoopprocessen door meer overzicht, betere samenwerking en volledige controle te krijgen. Wil je zelf ontdekken hoe dit werkt? Vraag dan een Procureplan demo aan en ervaar alle voordelen.

Meer lezen? Bekijk hier onze andere blogs.