Categorieën
succesverhalen

Gemeente Het Hogeland

Thijs Albers

Inkoopadviseur
gemeente Het Hogeland

Gemeente Het Hogeland

Gemeente Het Hogeland is een gemeente met 47.878 inwoners (1 augustus 2020, bron: CBS) in het noorden van de Nederlandse provincie Groningen. Door de uitgestrektheid van het gebied zijn er gemeentelijke vestigingen in Bedum, Leens, Winsum en Uithuizen. In laatstgenoemde plaats zetelen het gemeentebestuur en de gemeenteraad.

Thijs Albers is inkoopadviseur bij gemeente Het Hogeland. Hij geeft inkoopadvies, begeleidt processen, voert o.a. spend analyses uit en werkt aan het realiseren van een aanbestedingskalender. De inkoopafdeling van gemeente Het Hogeland bestaat uit drie personen. Wanneer de gemeente een opdracht in de markt wil plaatsen die boven het Europese drempelbedrag uitkomt, voeren ze de aanbesteding uiteraard volgens de Europese richtlijnen uit.

Gemeente Het Hogeland koopt in lijn met bestaande wet- en regelgeving en de doelenstellingen en kaders van het eigen inkoopbeleid in. Daarnaast zoekt de gemeente het efficiëntie en effectiviteit.  Inspanningen en uitgaven moeten natuurlijk bijdragen aan het gewenste doel. De kosten staan in verhouding tot de opbrengsten. Ook het beheersen en waar mogelijk verlagen van de uitgave gemeentelijke middelen staan centraal. Gemeente Het Hogeland houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

In het verleden werkte iedereen die met inkoop binnen de gemeente te maken had, met Excel-bestanden. Deze werden allemaal naar Thijs Albers werden gestuurd. De bestanden werden daarna verwerkt in een groot gezamenlijk Excel-bestand. Dit werkte chaotisch en was foutgevoelig. Gemeente Het Hogeland kwam in aanraking met Procureplan in het kader van ‘het 1000 banenplan’ in de provincie Groningen. Onderdeel van dit ‘1000 banenplan’ was het realiseren van een regionale aanbestedingskalender en deze digitaal met de markt te communiceren. 

Boudewijn van Immerseel van Procureplan vertelt dat ze via Jan van der Ploeg – projectleider van het ‘1000-banenplan’ voor de provincie Groningen – met gemeente Het Hogeland in contact zijn gekomen. Er was behoefte aan een regionale aanbestedingskalender om alle inkooptrajecten in de regio in kaart te kunnen gaan brengen. Vanuit de gemeente was en is Thijs Albers een aanjager voor dit initiatief. Door in deze organisatie te starten met een pilot, kon men ervaring opdoen en input verkrijgen voor een goed onderbouwde business case voor een regionale aanbestedingskalender. De samenwerking met inkoop en andere betrokkenen, waaronder ICT, verliep plezierig en doortastend. Inmiddels wordt Procureplan alweer een tijd gebruikt en zijn inkoop en diverse andere belanghebbenden zeer tevreden. 

Procureplan zorgt voor inzicht in toekomstige, lopende en afgeronde inkooptrajecten. De cloudapplicatie geeft snel en nauwkeurig overzicht over de kerngegevens en mijlpalen van de inkooptrajecten die lopen binnen jouw organisatie. Samenwerken met alle belanghebbenden wordt makkelijker gemaakt door Procureplan. Met de applicatie kan iedereen tegelijkertijd naar dezelfde, up-to-date gegevens kijken. Ook kan (management-)informatie over trajecten makkelijk binnen en eventueel buiten de organisatie gedeeld worden door de diverse rapportage- en exportmogelijkheden. Daarnaast kan met Procureplan ook inkoopcapaciteit gepland worden. Door middel van de unieke capaciteitsplanning heeft een inkoopafdeling direct inzicht in de benodigde én beschikbare inkoopcapaciteit.

De ervaringen van gemeente Het Hogeland met Procureplan zijn zeer positief: “het is geen inkoopfeestje, maar een feestje voor de hele organisatie!” Door collega´s kort op weg te helpen met de applicatie, ziet iedereen snel de meerwaarde ervan in. Ze ervaren het als sneller, gemakkelijker en door de reminders starten ze nooit meer te laat met een aanbestedingsproces. 

Categorieën
succesverhalen

JVDP Consultancy

Jan van der Ploeg

zelfstandig
inkoopprofessional

JVDP Consultancy

Jan van der Ploeg is zelfstandig inkoopprofessional. Hij biedt consultancydiensten aan organisaties die op zoek zijn naar een inkoopprofessional. Door zijn jarenlange inkoopervaring weet hij dat op operationeel-, tactisch- en strategische vlak met een goede begeleiding toegevoegde waarde bij het realiseren van doelstellingen mogelijk is. Voor elk inkoopvraagstuk vindt hij een oplossing. Jan heeft ervaring in de publieke sector, de gezondheidszorg en de olie- en gasindustrie en heeft hierdoor dus ook kennis van diverse expertisegebieden die directe raakvlakken hebben met inkoop.

In het verleden werkte Jan van der Ploeg met Excel-bestanden voor het in kaart brengen van inkooptrajecten. Zijn betrokkenheid als aanjager/projectleider van het 1000-banenplan in de provincie Groningen, zorgde al snel voor nieuwe inzichten en een heel andere behoefte. In het 1000-banenplan zorgen partijen (Nationaal Coördinator Groningen, diverse gemeenten, vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers, onderwijsinstellingen en Werk in Zicht) samen voor dat de werkgelegenheid die voortkomt uit de bouwopgave van de aardbevingsschade ten goede komt aan werkzoekenden en bedrijven in dit gebied. Doel van het 1000-banenplan is om de komende vier jaar minimaal 1000 personen een duurzame arbeidsplaats te bieden. 

De deelnemende organisaties hebben de wens om een regionale aanbestedingskalender te realiseren, om zo inzicht te kunnen bieden in toekomstige inkooptrajecten en de kansen voor ondernemers in de regio. Nu en in de toekomst. Maar iedereen die aan deze aanbestedingskalender werkte had zijn eigen Excel-bestanden, waardoor het totaaloverzicht veel te veel werk was, te arbeidsintensief werd en eigenlijk nooit compleet werd. Een hiervoor ontwikkelde tool was daarom veel beter en gemakkelijker. Door steeds meer deelnemers aan het 1000-banenplan gebruik te laten maken (waaronder gemeente Het Hogeland), wordt de ondernemers in de markt een steeds beter inzicht geboden!

Procureplan zorgt voor inzicht in toekomstige, lopende en afgeronde inkooptrajecten. De cloudapplicatie geeft snel en nauwkeurig overzicht over de kerngegevens en mijlpalen van de inkooptrajecten die lopen binnen jouw organisatie. Samenwerken met alle belanghebbenden wordt makkelijker gemaakt door Procureplan. Met de applicatie kan iedereen tegelijkertijd naar dezelfde, up-to-date gegevens kijken. Ook kun (management-)informatie over trajecten makkelijk binnen en eventueel buiten je organisatie delen door de diverse rapportage- en exportmogelijkheden. Daarnaast kan je met Procureplan ook je inkoopcapaciteit plannen. Door middel van de unieke capaciteitsplanning heb je als gebruiker direct inzicht in de benodigde én beschikbare inkoopcapaciteit.

De ervaring van Jan van der Ploeg met Procureplan is dat het overzicht over alle inkooptrajecten completer is geworden, alles is een stuk overzichtelijker geworden en de tool is makkelijk in het gebruik. Vooral de historische rapportage en het inzicht in de beschikbare en benodigde capaciteit zorgen ervoor dat het makkelijker is om keuzes voor te leggen voor besluitvorming.

Categorieën
succesverhalen

Kadaster

Jacob Paas

Manager Inkoop
Kadaster

Kadaster

Het Kadaster registreert van al het vastgoed (grond en gebouwen) in Nederland wie welke rechten heeft. Ook houdt het Kadaster de topografische basisbestanden van Nederland bij. Het Kadaster werkt internationaal mee aan de verbetering van het registeren van grond en eigendom. Opgericht in 1832, bestaat de organisatie dus al meer dan 185 jaar. 

Jacob Paas is Manager inkoop bij het Kadaster. Hij stuurt en coacht de inkoopafdeling en is verantwoordelijk voor beleid op inkoopgebied. De inkoopafdeling van het Kadaster bestaat uit 13 medewerkers. Het Kadaster is gebonden aan Europese Aanbestedingsrichtlijnen, dus voor elke opdracht die boven het Europese drempelbedrag uitkomt, voeren ze de aanbesteding volgens deze richtlijnen uit. 

Het Kadaster is een zelfstandig bestuursorgaan dat taken uitvoert onder verantwoordelijkheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Uiteraard worden ook alle Europese Aanbestedingen die het Kadaster uitschrijft gepubliceerd op de website van TenderNed. Het gaat om opdrachten groter dan € 214.000 excl. btw en gemeten over een periode van 4 jaar.

In het verleden werkte het Kadaster met Excel-bestanden om deze aanbestedingen in kaart te brengen maar dit werkte niet optimaal. Informatie was regelmatig incompleet of niet meer actueel.
Het Kadaster besloot Procureplan te gaan gebruiken nadat ze in gesprek waren gekomen Bart Berkel en Boudewijn van Immerseel van Procureplan. Er werd gestart met een pilot periode, waarbij de inkopers / gebruikers kennis konden maken met de software en de voordelen in de praktijk konden ervaren. 

Procureplan zorgt voor inzicht in toekomstige, lopende en afgeronde inkooptrajecten. De cloudapplicatie geeft snel en nauwkeurig overzicht over de kerngegevens en mijlpalen van de inkooptrajecten die lopen binnen jouw organisatie. Samenwerken met alle belanghebbenden wordt makkelijker gemaakt door Procureplan. Met de applicatie kan iedereen tegelijkertijd naar dezelfde up-to-date gegevens kijken. Ook kan je (management-)informatie over inkooptrajecten makkelijk binnen en eventueel buiten je organisatie delen door de diverse rapportage- en exportmogelijkheden. Daarnaast kan je met Procureplan ook je inkoopcapaciteit plannen. Door middel van de unieke capaciteitsplanning heb je als gebruiker en als Manager inkoop direct inzicht in de benodigde én beschikbare inkoopcapaciteit.

Zeker de capaciteitsplanning is het Kadaster zeer tevreden mee. Jacob Paas: “Procureplan is overzichtelijk, makkelijk in gebruik en je hebt overzicht in het werk dat er ligt. Hierdoor kan ik makkelijk mijn verhaal vertellen aan de organisatie waar ik mee bezig ben. Ook ben ik zeer te spreken over hoe de communicatie is verlopen met de mensen achter Procureplan.”

Bart Berkel van Procureplan vond de samenwerking met het Kadaster vanaf het begin zeer voorspoedig verliep. Tijdens een eerste demonstratie van de applicatie voelde Jacob Paas goed aan wat de meerwaarde van Procureplan hem en zijn inkoopafdeling zou zijn, zodat hij afscheid kon nemen van hun ‘oude’ werkwijze door middel van spreadsheets. De aanloop naar de ingebruikname van Procureplan ging via een test-/pilotfase. De app was toen nog volop in ontwikkeling en feedback en wensen konden nog zo veel mogelijk worden meegenomen. Iets waar het Kadaster bij de implementatie natuurlijk de vruchten van plukte. En daarna ook de volgende organisaties die Procureplan in gebruik namen. Al in de pilot zagen de collega’s van Jacob gelukkig ook meteen de voordelen van de applicatie, zodat adaptatie door de hele inkoopafdeling voorspoedig verliep.  Procureplan is trots op deze implementatie bij een grote inkoopafdeling die door een effectieve en plezierige samenwerking een groot succes werd!

Categorieën
succesverhalen

Radboudumc

Alex van de Putten

Directeur Inkoop &
Supply Chain Radboudumc

Radboudumc

Radboudumc is een academisch ziekenhuis dat voorop wil lopen in het vormgeven van de gezondheidszorg van de toekomst. Alex van der Putten is verantwoordelijk voor de gehele inkoop van het Radboudumc. Het ziekenhuis is aanbestedingsplichtig en inkoop gaat eigenlijk altijd over grote aantallen.

Alex van der Putten was binnen het Radboudumc de aanjager van Procureplan, na verkennende gesprekken met Bart Berkel en Boudewijn van Immerseel van ProcureBright. Van der Putten merkte dat er grote behoefte was aan een tool om beter grip te hebben op de inkooptrajecten. ProcureBright – de ontwikkelaar van Procureplan – heeft toen op basis van de concrete behoefte bij Radboudumc een voorstel gedaan. Nadat een aantal gemeenten al eerder met Procureplan gingen werken, werd Radboudumc na een succesvolle pilot de eerste grote launching customer.

Continu lopen er ruim 200 inkoopprojecten bij het Radboudumc.  Met 15 medewerkers werd er tegelijk gewerkt vanuit een groot en complex Excel-bestand wat resulteerde in onvolledige data, een vertraagde rapportage en planning. Alex van der Putten merkte dat er meer en beter inzicht nodig was om zo betere keuzes en planningen te kunnen maken.

Procureplan zorgt voor inzicht in toekomstige, lopende en afgeronde inkooptrajecten. De cloudapplicatie geeft snel en nauwkeurig overzicht over de kerngegevens en mijlpalen van de inkooptrajecten die lopen binnen jouw organisatie. Communiceren en samenwerken met alle belanghebbenden wordt makkelijk gemaakt door Procureplan. Met de applicatie kan iedereen tegelijkertijd naar dezelfde, up-to-date gegevens kijken. Ook kun (management-)informatie over trajecten makkelijk binnen en eventueel buiten je organisatie delen door de diverse rapportage- en exportmogelijkheden. Daarnaast kan je met Procureplan ook je inkoopcapaciteit plannen. Door middel van de unieke capaciteitsplanning heb je als gebruiker direct inzicht in de benodigde én beschikbare inkoopcapaciteit.

Van der Putten: “Procureplan is een applicatie die volledig in onze vraag en behoefte voorziet maar niet te complex is. Door de capaciteitsplanning kan de inkoopafdeling van het Radboudumc beter de workload verdelen. Er is een duidelijk overzicht in welke fase je zit van een traject, er is goed inzicht in hoeveel tijd je nodig en beschikbaar hebt en door vroegtijdig te weten wat je moet doen kun je betere keuzes maken. De goede planning zorgt ook voor lagere kosten.”

Bart Berkel van Procureplan vond dat de samenwerking met het Radboudumc vanaf het begin zeer goed liep. Alex van der Putten had snel in de gaten wat Procureplan voor zijn team en hemzelf zou kunnen betekenen en zag de voordelen ten opzichte van het onduidelijke en incomplete spreadsheet wat ze gebruikten. Gedurende een uitgebreide pilot kon een deel van zijn team met de app werken en kreeg Procureplan veel bruikbare feedback. Zo konden ze er alles aan doen om ‘onderweg’ continue verbeteringen en wijzigen uit te voeren. De intentie van alle betrokkenen was er iets heel goeds van te maken en dat is gelukt. Bij de implementatie van de definitieve versie legde Alex de verplichting aan zijn team op om alle inkooptrajecten – dat bleken er uiteindelijk ruim 400 te zijn – binnen twee weken in de applicatie ingevoerd te hebben. Daarmee was het overzicht voor alle betrokkenen compleet, up-to-date en voor iedereen inzichtelijk. Procureplan is trots op deze implementatie bij een grote inkoopafdeling die door een effectieve en plezierige samenwerking een groot succes werd!