Categorieën
blog

Waarom ook jij inkoopsoftware nodig hebt!

Als inkoper heb je veel verantwoordelijkheden en werk je intensief samen met je team en de rest van de organisatie. Samen zorgen jullie ervoor dat de organisatiedoelstellingen waar inkoop bij nodig is, behaald worden. Om deze doelen te behalen is overzicht en grip noodzakelijk. In deze blog lees je hoe Procureplan inkoopsoftware jou en je inkoopteam optimaal kan laten werken.

Waarom Procureplan?
Voor elke inkoopafdeling is het essentieel dat alle stappen in inkooptrajecten tijdig, compleet en correct worden gezet. Dit alles volgens het inkoopbeleid, de gekozen inkoopstrategie en natuurlijk binnen de kaders van wet- en regelgeving.  Voortgang en eventuele knelpunten wil je bijhouden. Zo wil je bijvoorbeeld weten wat de actuele status is van lopende inkooptrajecten, hoe ver deze trajecten gevorderd zijn en of alles nog volgens de planning verloopt. Ook is het handig om te weten wanneer je een nieuw inkooptraject moet starten en hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt en hoeveel tijd hiervoor beschikbaar is.

Uit onderzoek is gebleken dat inkoopafdelingen die inkoopsoftware gebruiken 5% lagere inkoopkosten hebben, 75% lagere proceskosten en dat ze beter strategisch inkopen (E-proqure, 2019). Voor het bijhouden van informatie over inkooptrajecten wordt zelfs in 2020 nog steeds vaak gebruik gemaakt van spreadsheets. Spreadsheets zijn echter onoverzichtelijk, kunnen maar door één persoon tegelijk worden gebruikt, zijn vaak onvolledig en altijd foutgevoelig.

Wij van Procureplan vonden dat dit beter, makkelijker en slimmer moest. Procureplan is een cloudapplicatie ontwikkeld door en voor inkopers. Hierdoor bevat de applicatie echt alles wat jij en je inkoopteam nodig hebben om optimaal samen te werken. Met de cloudapplicatie krijg je snel en nauwkeurig overzicht over kerngegevens en mijlpalen van de inkooptrajecten binnen jouw organisatie. Samen met de unieke capaciteitsplanning kun je daardoor met Procureplan optimaal met je vak bezig zijn.

Procureplan is meer dan een inkoopkalender
Procureplan zorgt voor inzicht in toekomstige, lopende en afgeronde inkooptrajecten. De cloudapplicatie geeft snel en nauwkeurig overzicht over de kerngegevens en mijlpalen van de inkooptrajecten die lopen binnen jouw organisatie. Samenwerken met alle belanghebbenden wordt een eitje met Procureplan. Met de applicatie kan iedereen tegelijkertijd naar dezelfde, up-to-date gegevens kijken. Ook kun (management-)informatie over trajecten makkelijk binnen en eventueel buiten je organisatie delen door de diverse rapportage- en exportmogelijkheden.

Daarnaast kan je met Procureplan ook je inkoopcapaciteit plannen. Je ziet in een oogopslag direct of:

  • Er nog extra aanbestedingen door jou of je afdeling uitgevoerd kunnen worden.
  • Je een traject in overleg met je interne klant misschien net wat anders kan plannen.
  • Er geschoven moet worden met inkooptrajecten binnen het inkoopteam.
  • De inkoopcapaciteit tijdelijk of structureel moet worden uitgebreid.

Procureplan helpt je dus met overzicht krijgen, plannen, capaciteit bepalen, grip op inkoop houden en effectief samenwerken.

Meer weten?
Neem vrijblijvend contact op met Procureplan via het contactformulier, sales@procureplan.nl of op telefoonnummer: 085 0 16 20 25

Categorieën
blog

Wat is aanbesteden?

Een aanbesteding is een inkoopopdracht van de overheid. De overheid moet zich aan bepaalde regels houden bij aanbestedingen. Deze regels staan in de Aanbestedingswet 2012. Deze wet zorgt voor minder administratie en een eerlijke kans voor kleinere bedrijven op een opdracht. Door deze regels kopen overheden rechtvaardig in en krijgen ze de beste kwaliteit voor een passende prijs. Ondernemers krijgen door de regels een eerlijke kans om een overheidsopdracht te winnen.

Aanbesteden
Een aanbesteding is een inkoopopdracht van de overheid. De overheid moet zich aan bepaalde regels houden bij aanbestedingen. Deze regels staan in de Aanbestedingswet 2012. Deze wet zorgt voor een eerlijke kans voor bedrijven om een opdracht te winnen. Door deze regels kopen overheden betrouwbaar in en krijgen ze de beste kwaliteit voor een zo goed mogelijke prijs.

Wie doen er aanbestedingen?
De regels zijn van toepassing op ‘aanbestedende diensten’: de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling. Ook een samenwerkingsverband hiertussen is een aanbestedende dienst.

Het gaat dus niet alleen om de Rijksoverheid, maar ook om:

  • gemeenten, provincies, waterschappen;
  • publiekrechtelijke instellingen (zoals universiteiten en scholen)
  • speciale-sectorbedrijven (zoals drinkwater- en energiebedrijven en vervoersdiensten)

Soorten aanbestedingen
Aanbestedende diensten schrijven aanbestedingen uit voor verschillende typen opdrachten:

  • bijvoorbeeld voor bouwkundige en civieltechnische ‘werken’. Denk aan de bouw van een brug of een bouwkundige aanpassing aan een gemeentehuis.
  • en voor diverse soorten zogenaamde ‘leveringen’: aankoop, huur, lease en huurkoop van producten.
  • alle overige inkopen vallen onder ‘diensten’. Denk bijvoorbeeld aan schoonmaakdiensten of de beveiliging van kantoren.

Daarnaast zijn er aparte aanbestedingsregels voor bijzondere gevallen: ‘concessies’ en ‘defensie en veiligheid’.

De prijs van een opdracht bepaalt welk soort aanbestedingsprocedure een aanbestedende dienst moet kiezen en of deze nationaal of internationaal moet worden aanbesteedt. Is de prijs van de opdracht gelijk aan of hoger dan de Europese drempelwaarde? Dan moet de overheidsinstelling een Europese aanbestedingsprocedure volgen. Zo niet, dan kunnen ze een nationale aanbestedingsprocedure volgen.

Een (Europese) aanbesteding kost natuurlijk veel tijd. De procedure zelf kent al een lange doorlooptijd, omdat in de wet bepaald is hoelang ondernemingen te tijd moeten hebben om op een aanbesteding in te schrijven. Daarnaast vergt een zorgvuldige en effectieve begeleiding van een aanbesteding ook (werk-)tijd van een of meerdere inkopers. Inkopers – en zeker inkoopteams en -afdelingen – hebben meer aanbestedingen tegelijk onder hun hoede. Daarom is actueel inzicht en compleet inzicht hebben op de voortgang essentieel voor grip op het gewenste eindresultaat.

In verreweg de meeste gevallen wordt de status van inkooptrajecten bijgehouden in Excel. Vaak zijn er dan al gauw meerdere bestanden/versies in omloop, omdat aanpassingen gebeuren door verschillende inkopers. Ook leent Excel zich niet voor het tegelijkertijd werken op afstand, wat zeker in de huidige tijd een actueel en acuut thema is.

Het is daarom veel beter en gebruikersvriendelijker om te werken met specifiek voor bovenstaande ontwikkelde inkoopsoftware. Procureplan is een inkoop cloudapplicatie ontwikkeld door en voor inkopers.

De voordelen van Procureplan op een rijtje:

  • Behoud het overzicht over de verschillende trajecten en de status hiervan.
  • Plan je inkooptrajecten effectief. Zo start je nooit meer te laat met een inkooptraject. Je krijgt van Procureplan een seintje wanneer je moet beginnen.
  • Bepaal de inkoopcapaciteit die nodig is. Procureplan toont beschikbare en benodigde inkoopcapaciteit, waardoor je tijdig kan bijsturen.
  • Je behoudt grip, terwijl samenwerken met collega’s heel makkelijk is.
  • Procureplan is heel eenvoudig up-to-date te houden en iedereen kijkt altijd naar dezelfde gegevens. Delen kan ook buiten je organisatie door de diverse exportmogelijkheden.

Meer weten?
Neem dan contact met ons op (voor een demo) via het contactformulier, info@procurebright.nl of op telefoonnummer 085 0 16 20 25.